L’utilisation du service de messagerie Outlook sur le lieu de travail se concentre principalement sur les relations avec les clients, les prospects et l’équipe de travail, vous devez donc être aussi conscient que possible de votre boîte de réception.
Oui, pour une raison ou une autre, nous ne pouvons pas répondre à un email, soit parce que nous ne sommes pas pendant les heures de travail, soit parce que nous ne sommes tout simplement pas disponibles momentanément, Outlook a la possibilité de configurer des réponses automatiques.
Dans les prochains paragraphes, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur cet outil Outlook utile, et comment l’utiliser pour améliorer la productivité de votre travail grâce à ce service de messagerie.
Que sont les réponses automatiques dans Outlook ?
Table des matières
C’est une fonction, accessible depuis les paramètres de Outlook, qui permet à l’utilisateur de programmer l’envoi de réponses automatisées aux e-mails reçus à une certaine heure. Cette fonction est assez courante dans les services de messagerie les plus populaires, comme Gmail.
Comme ce sont des fournisseurs de courrier largement utilisés sur le lieu de travailIls s’occupent constamment de la communication avec les clients et entre les employés. L’objectif de cet outil dans Outlook est de maximiser la productivité des utilisateurs, vous offrant les moyens de maintenir l’interaction avec vos clients et les membres de votre groupe de travail, pendant les heures où vous n’êtes pas actif dans Perspectives.
Découvrez comment créer des réponses par défaut et améliorer votre productivité dans Outlook
Pour utiliser les fonctions de réponse automatique, Nous n’aurons qu’à accéder aux paramètres Outlook. Cette fonction est accessible depuis tous les clients du service de messagerie, afin que nous puissions l’utiliser où que nous soyons ou quel appareil nous utilisons.
Fonce:
Depuis le téléphone
Cette procédure est assez simple et directe, car Il s’agit uniquement d’activer les paramètres de réponse automatique et de définir la réponse que l’on souhaite envoyer à tous les e-mails entrants.
Pour les activer, il vous suffit de suivre cette procédure :
- Démarrer l’application de Perspectives.
- presse Au propos de vous image de profil.
- Choisir la icône d’engrenage situé dans le coin inférieur gauche.
- Sélectionnez un compte Outlook. Vous pouvez le faire à partir de la liste des comptes que vous verrez au début de l’écran des paramètres.
- actif l’option « Réponses automatiques ».
- Si vous le souhaitez, marque la boîte « Répondre pendant un certain temps » et définit à partir de quand et jusqu’à quelle date et heure les réponses automatiques seront envoyées.
- Entrez votre texte avec laquelle les réponses seront envoyées.
- presse à propos du bouton “Confirmer” situé dans le coin supérieur droit
le l’application mobile n’est qu’un moyen d’activer la fonction Outlook, afin que ceux qui envoient du courrier sur notre compte, recevoir une réponse automatisée indiquant, par exemple, que vous êtes en dehors des heures d’ouverture.
De l’ordinateur
Pour accéder à cette fonction depuis l’ordinateur, la démarche est assez simple, puisqu’elle ne nécessite pas d’accéder aux spécifications du compte Microsoft, mais aux fonctions les plus basiques de la messagerie Outlook.
Tout cela de la manière suivante :
- Du boîte de réception, clique le icône d’engrenage.
- Choisir “Voir tous les paramètres Outlook.”
- Dans la section “Poster” cliquez sur la dernière option nommée « Réponses automatiques ».
- actif la fonction en sélectionnant le commutateur étiqueté comme “Activer les réponses automatiques.”
- Indiquer la portée pour laquelle ils seront actifs.
- Définir le message de réponse à être expédié.
- Cliquez sur dans “Donjon”.
le Application Web Outlook nous donne la méthode d’accès la plus directe à cette configuration, afin que nous puissions l’activer rapidement et le garder en service aussi longtemps que nécessaire, ou par l’heure programmée dans les paramètres.
Autres actions pour améliorer votre productivité dans Outlook
En tant qu’utilisateurs qui emploient Perspectives comme méthode de travail, il est nécessaire de disposer de toutes les méthodes possibles pour améliorer la productivité combien nous utilisons dans le service postal.
En plus de créer des réponses automatiques pour les temps d’arrêt, nous proposons trois autres conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre compte Outlook :
Créer des groupes de contacts
le créer un groupe de contacts, quel que soit le service que nous utilisons, c’est l’un des moyens les plus efficaces d’organiser notre agenda, rassembler dans une seule liste les contacts qui sont en quelque sorte liés les uns aux autres, soit par le travail, la famille et le groupe d’amis communs, entre autres critères.
La procédure pour créer un nouveau groupe de contacts est décrite ci-dessous :
- De la boîte de réception d’Outlook, sélectionnez l’icône des personnes, situé sur la barre d’outils de gauche, pour ouvrir les contacts.
- Choisir la flèche que vous verrez à côté de l’option “Nouveau contact” puis cliquez sur “Nouveau groupe”.
- Définir un nom pour le groupe et ajoutez les informations pertinentes.
- Cliquez sur dans “Créer”.
- Entrer des noms ou des e-mails des contacts que vous souhaitez ajouter au groupe.
- Cliquez sur dans “Ajouter”.
Utiliser les prédictions de texte
La fonction de texte prédictif d’Outlook offre à l’utilisateur un gain de temps important lors de la rédaction des messages, car au fur et à mesure que vous tapez, le prédicteur suggère les mots ou les phrases qui peuvent être utilisés ensuite :
- Sélectionnez l’icône d’engrenage, trouvé sur la barre supérieure.
- Cliquer sur “Voir tous les paramètres Outlook.”
- Dans la rubrique “Poster”, choisissez l’option « Écrire et répondre. »
- Faites glisser jusqu’à ce que vous trouviez la section « Prédictions de texte ».
- Cochez l’option “Suggérer des mots ou des phrases pendant que j’écris.”
- Cliquer sur “Donjon”.
Créez des signatures pour vos e-mails
La fonction de signature d’e-mail vous permet de saisir une signature unique à tous les e-mails rédigés, donnant à vos e-mails une apparence distinguée et personnalisée, ainsi qu’une esthétique très professionnelle.
Pour créer une signature personnalisée pour vos emails, il vous suffit de suivre cette procédure :
- Cliquez sur l’engrenage situé sur la barre supérieure.
- Choisir “Voir tous les paramètres Outlook.”
- Dans la section “Poster”, cliquez sur l’option « Écrire et répondre. »
- Créer une signature dans l’éditeur que vous verrez dans la fenêtre.
- Activer l’option « Inclure ma signature automatiquement dans les nouveaux messages que j’écris. »
- Cliquer sur “Donjon”.